Fachartikel

03.10.2015

Alles was Recht ist: Für den kleinen Personalbedarf zwischendurch

Personalengpässe können teuer werden – erst einmal, weil Kapazitäten nicht erfüllt und so Waren oder Dienstleistungen nicht bereitgestellt werden können. Aber in der Folge kann es auch kostspielig werden, weil das Personal, das nur vorübergehend aushelfen sollte, nicht korrekt engagiert wurde. Werksvertrag? Dienstleistungsvertrag? Flexible Arbeitsformen müssen mit Rechtssicherheit angewendet werden, sonst fallen sie dem Auftraggeber auf die Füße – und dies ist mit erheblichen Kosten und nicht minder erheblichem Ärger verbunden.

 

Verschiedene Gründe können ein Unternehmen dazu bewegen, vorübergehend Unterstützung von außen holen zu wollen: Man will kurzfristig auf externes Know-how zugreifen, Kosten reduzieren, ein Projekt ist zeitlich begrenzt oder es gibt nur temporär Bedarf an besonders qualifizierten Arbeitskräften. So unterschiedlich die Gründe, so unterschiedlich die Bezeichnungen: die einen nennen den vorübergehenden Helfer Interims-Manager, andere Projekt- oder Honorar-Kraft.

 

Allerdings besteht die Gefahr, dass bei einem nicht korrekt ausgeführten Vertragsverhältnis der Mitarbeiter plötzlich Rechtsansprüche hat, zu einem echten Angestellten zu werden – mit allen Rechten, zu den gleichen Bedingungen wie seine Kollegen. Das heißt nicht nur, dass der Auftrageber – jetzt Arbeitgeber – alle Sozialabgaben nachzahlen muss. Das Finanzamt kann für die letzten vier Jahre (bei Vorsatz bis zu zehn Jahren) die einzubehaltende und nicht abgeführte Lohnsteuer nachfordern. Der Angestellte genießt Kündigungsschutz, Urlaubsgeld und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Es können Geldbußen verhängt werden, sowie Ordnungswidrigkeiten- und Strafverfahren gegen das Unternehmen, vertretungsberechtigte Personen oder verantwortlich handelnde Personen. Zudem kann es durch entsprechende Berichterstattung in den Medien zu einem schweren Imageschaden kommen. Über Werks- oder Dienstleistungsverträgen schwebt das Damoklesschwert der Scheinselbstständigkeit, die nur mithilfe einer strengen Unternehmens-Compliance und einer guten Rechtsabteilung wasserdicht sind. Übrigens ist die Bezeichnung im Vertrag nicht entscheidend – es kommt auf die Ausgestaltung im Arbeitsalltag an.

 

Bei einem Werksvertrag geht es um ein bestimmtes Werk, der Vertrag ist also auf Erfolg ausgerichtet. Der Vertragsnehmer muss dazu seine eigenen Arbeitsmittel verwenden und wird nicht in das Unternehmen eingegliedert. Eine solche Eingliederung kann schon vorliegen, wenn der Vertragsnehmer in der Telefonliste auftaucht, die Arbeitskleidung des Unternehmens trägt, ein festes eigenes Büro hat und in die Firmen-Hierarchie eingeordnet ist mit Vorgesetzten und Weisungsbefugten. Bei einem Dienstleistungsvertrag wiederum ist der Vertragsgegenstand eine Dienstleistung und auch hier gilt es darauf zu achten, dass der Vertragsnehmer nicht ins Unternehmen eingegliedert wird.

 

Beliebtes Beispiel für die Erläuterung des Unterschieds ist der Fall mit dem Garten: Lässt man einen Garten einmalig anlegen, handelt es sich um einen Werksvertrag, geht es hingegen um die Pflege, so kann man von einem Dienstleistungsvertrag ausgehen. Bei einem Garten scheint die rechtliche Lage klar zu sein, doch im Falle von Interims-Management wird es schnell uneindeutig: Projekte sind oft über mehrere Jahre angelegt, Berater fünf Tage die Woche doch irgendwie im Arbeitsalltag Teil einer Befehlskette und selbstverständlich haben sie ihren Schreibtisch. Schneller als man denkt wird aus dem Selbstständigen ein Scheinselbständiger mit all den finanziellen und rechtlichen Folgen.

 

Was können also auftraggebende Unternehmen tun, damit ihre Werks- und Dienstleistungsvertragsverhältnisse nicht in eine de facto unerwünschte Beschäftigung von Scheinselbständigen abdriften?

 

  • Sorgen Sie für eine räumliche Trennung zwischen internen und externen Mitarbeitern – z.B. über ein separates Büro für externe Mitarbeiter; oder grenzen Sie einen Bereich des Großraumbüros mit Stellwänden ab. Ist dies nicht möglich oder praktikabel, der externe Mitarbeiter benötigt jedoch einen festen Schreibtisch, dann verwenden Sie doch einfach einen Tischaufsteller mit dem Namen der Firma des externen Mitarbeiters.
  • Verwenden Sie immer den Zusatz „extern“, z.B. in Emailadressen.
  • Vermeiden Sie die explizite Namensnennung des externen Mitarbeiters in Telefonbüchern, offiziellen Organigrammen etc.
  • Versuchen Sie möglichst, mehrere Mitarbeiter einer externen Firma zu beauftragen – und keine Einzelauftragnehmer. Ernennen Sie einen Projektteamleiter des externen Unternehmens, der offiziell die Arbeitsaufträge an seine Teamkollegen vergibt. Vermeiden Sie Einzelunternehmer, die direkt vom auftraggebenden Vorgesetzten ihre täglichen Arbeitsaufträge bekommen.
  • Lässt sich der Einsatz von Einzelauftragnehmern nicht vermeiden – z.B. aufgrund nur hier verfügbarer Spezialkompetenzen – lassen Sie sich bestätigen, dass der Einzelunternehmer nicht mehr als 80 Prozent seines Jahresumsatzes mit Ihnen als Auftraggeber erzielt.
  • Achten Sie zumindest beim längerfristigen Einsatz externer Mitarbeiter darauf, dass es sich um Mitarbeiter einer GmbH oder AG handelt, nicht um Mitarbeiter einer GbR.

 

Unternehmen wie Supper & Supper, die sich auf Interimsmanagement spezialisiert haben, wissen um die rechtlichen Schwierigkeiten und finden in allen Fällen die richtige Lösung. Vor allem bieten sie mit ihrem Portfolio an ausgewiesenen Junior- und Senior-Interimsmanagern den jeweils passenden Mitarbeiter für die jeweilige Situation. Statt mit vielen einzelnen Werksvertragnehmern verhandeln zu müssen, hat das beauftragende Unternehmen einen einzigen Ansprechpartner und zudem den Anspruch auf Ersatz, sollte der Entliehene erkranken oder doch nicht ins Unternehmen passen. Viele Gründe sprechen also für die Zusammenarbeit mit einem professionellen Beratungsunternehmen. Dann bleibt mehr Zeit für den Garten, den man dann – Werksvertrag hin, Dienstleistungsvertrag her – selbst pflegen kann.

 

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