Fachartikel

27.09.2018

11 Gründe Jetzt Von Excel Auf BI-Tools Umzusteigen

von Sid Hinrichs – Head of CC Business Intelligence, Supper & Supper GmbH

Nach wie vor tauchen sie in nahezu allen Bereichen moderner Unternehmen auf: riesige Excel-Tapeten, meist als schneller Prototyp entstanden und historisch zu dem gewachsen, was sie jetzt sind. So dienen sie als Bestandteile wichtiger Prozesse, besitzen dabei einen hohen Pflegeaufwand, sind umständlich zu bedienen und zusätzlich leider oft mit Fehlern behaftet.

 

In diesem Artikel finden Sie 11 gute Gründe das Excel-Chaos hinter sich zu lassen und als Unternehmen geschlossen auf eines, oder mehrere BI-Tools Ihrer Wahl zu setzen.


1. Excel war nie als BI Tool vorgesehen
Excel eignet sich wunderbar für Kalkulationen, um schnelle Überblicke über Datensätze zu erhalten oder auch für die Dateneingabe und Vorbereitung. Es ist nämlich ein Kalkulations-Tool und darin liegen seine Stärken. Wenn es jedoch darum geht auf Dauer Daten auszuwerten, zu visualisieren und vielen Nutzern Informationen zugänglich zu machen, stößt man bei Excel schnell an seine Grenzen. Dort kommen BI-Tools ins Spiel, mit denen Anwendungen bis hin zur Echtzeitkontrolle erstellt werden können und das anschaulich, samt Interaktionsmöglichkeiten mit den Daten.

 
 

2. Das kann wirklich jeder
Nicht ohne Grund ist der Begriff Self-Service-BI in aller Munde. Die Erstellung eines Self-Service-Reports geht weitaus schneller und erfordert meist weniger Expertise als komplexe Excel Lösungen. Die modernen BI-Tools haben gerade im Front-End Bereich große Fortschritte erzielt. Per Drag & Drop oder durch Assistenten unterstützt können innerhalb weniger Minuten aussagekräftige Diagramme, dynamische Tabellen oder interaktive Karten erstellt werden.
Aber auch im Back-End hat sich in den letzten Jahren viel entwickelt. Es ist einfacher denn je externe Datenquellen anzubinden, Datenmodelle zu erstellen und zu verwalten und Daten zu transformieren. Zudem wird es immer einfacher die erstellten Reports Mitarbeitern verfügbar zu machen. Die Freigabe- und Export-Funktionen zu nutzen benötigt nur wenige Klicks und ist meist sogar in einigen kostenlosen Versionen der Tools möglich (wenn auch nicht unbegrenzt).

 
 

3. Wenn man sie am meisten braucht …
… entdeckt man oft doch einen Fehler in einem der Excel-Dokumente, welcher durch die vielen Hilfstabellen, Makros oder schlichtweg Unachtsamkeit entstanden ist. Manuell erstellte Excel-Kalkulationen sind oft fehleranfällig und auf Dauer nicht konsistent – speziell, wenn VBA Makros verwendet wurden oder redundante Änderungen der Tabellen notwendig werden. BI-Tools sind in der Hinsicht viel konsistenter und leicht erweiterbar, ohne dass man sich dabei Sorgen machen muss andere Kalkulationen zu zerstören. Einmal erstellt, benötigen sie wenig bis gar keinen Pflegeaufwand mehr.

 
 

4. Es steht und fällt mit dem Datenmodell
Um verschiedene Datensätze zusammenzubringen bieten BI-Tools mittlerweile sehr nutzerfreundliche Lösungen und Assistenten. Daten können mit Leichtigkeit transformiert, gesäubert und anschließend untereinander verknüpft werden. In Excel sind für solche Verknüpfungen oft SVerweise und Vergleichsformeln notwendig oder es muss auf Makros zurückgegriffen werden. Dies bringt nicht sehr konsistente Modelle hervor und strapaziert schnell die Performance. Bei Microsoft Excel wurde zwar mit Power Pivot nachgerüstet, jedoch ist dieses Feature aktuell nur in der ProPlus Version nutzbar.

 
 

5. Ran an die Daten
Je nach Anbieter sind Datenverbindungen an nahezu alle Systeme und Importe vieler gängiger Dateitypen möglich. Mit Einrichtung zeitgesteuerter Aktualisierungen werden stets die aktuellen Daten in das System gebracht, auch voll automatisiert, inklusive klassischer Schritte der Datentransformierung. Manche Tools ermöglichen sogar Auswertungen von Big Data-Architekturen sowie (nahezu) in Echtzeit.

 
 

6. Reports per Mausklick
In den meisten BI-Tools können mit wenigen Klicks oder auch regelmäßig automatisierte Reports generiert und versendet werden. In Excel müssen zunächst die Seitenformate für jedes Arbeitsblatt einzeln angepasst werden, um manuell ein PDF exportieren zu können. Dazu kommt, dass alle Filter richtig gesetzt sein müssen, damit der Report am Ende inhaltlich richtig ist. BI-Tools bieten dafür Lesezeichen-Funktionen und vorgefertigte Ansichten.

 

7. Optik ist nicht alles …
… aber sie macht einen großen Akzeptanzfaktor aus. Die Anwender fühlen sich automatisch wohler, wenn sie mit einer Software arbeiten, welche aufgeräumte, intuitiv bedienbare Nutzeroberflächen bietet und optisch ansprechende Ergebnisse liefert.
Für den Endanwender, der auf die Reports zugreift, gibt es viele Self-Service-Features, die in Excel nur in sehr begrenzten Umfang verfügbar sind. Dazu zählen dynamische Filter, Drilldown-Funktionen, oder Mehrfach-Selektierungen, die über mehrere Reports aktiv bleiben. So kann man wesentlich schneller an sehr spezifische Informationen gelangen und in den Daten Informationen finden, die in Excel eventuell verborgen geblieben wären (Stichwort: Data Discovery).
Für die meisten Anwendungsfälle sind passende vordefinierte Layouts und Formatierungsoptionen verfügbar. Zudem können BI-Tools perfekt zur Corporate Identity beitragen, indem Anwendungen mit vorgegebenen Farbpaletten, Schriftarten und mit Logos des Unternehmens ausgestattet werden. Bei der Benutzung von Excel ist dies in einheitlicher Form unternehmensweit nur sehr schwer realisierbar.
In den vergangenen Jahren wurden in Excel zwar User Interface und Visualisierungen weiterentwickelt, der Fokus des Tools liegt jedoch ganz klar auf anderen Kriterien.

 
 

8. Es lebe die Mobilität
Ein Großteil der BI-Tools bietet mittlerweile mobile Versionen für die erstellten Reports an. Diese skalieren automatisch oder können für mobile Geräte optimiert werden, so dass auf jedem Bildschirm die bestmögliche Ansicht dargestellt wird (Stichwort: responsive Design). Ebenfalls können interaktive Reports auch direkt in Websiten eingebunden und dort vom Endnutzer verwendet werden.

 
 

9. Schluss mit dem Versions-Chaos
Änderungen an einem Report werden zunächst lokal getestet, bevor die neue Version für alle Nutzer freigegeben wird. Durch Bereitstellung in der Cloud greift somit jeder Nutzer auf die aktuellsten Reports zu. Zusätzlich kann die Datenbasis regelmäßig aktualisiert werden, wobei Historisierungen nach Bedarf eingeschlossen sind.

 
 

10. Weg mit den Makros
VBA-Makros sind meist der letzte Ausweg, wenn man an die Grenzen von Excel stößt. Schnell können so auch Schleifen und komplexe Bedingungen eingebunden werden. Das funktioniert vorerst auch wunderbar – bis zur nächsten Aktualisierung der Quelldaten oder einer Neuanordnung von ein paar Feldern. Nicht selten sitzt man dann vor kryptischen Fehlermeldungen und muss in Kleinstarbeit die Makros überarbeiten oder beginnt wieder ganz von vorne. Die Situation verschlimmert sich noch, wenn mehrere Leute an dem Dokument gearbeitet haben. Solche Korrekturen kosten viel Zeit und Nerven. Diese Vorgehensweise ist einfach nicht mehr zeitgemäß.
Mit BI-Tools kommt man in Zukunft ganz ohne Makros aus. Ein Großteil der Ergebnisse kann ohne Code erzielt werden. Für komplexe Kennzahlen gibt es Assistenten, um die entsprechenden Formeln zusammenzusetzen. Dies erleichtert die Erstellung eines Reports und noch dazu wird man mit konsistenten Auswertungen belohnt.

 

11. Safety First
BI Tools werden entweder Cloud- oder Server-basiert bereitgestellt. Die Reports und Datenquellen können dort für bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen freigegeben werden, so dass vertrauliche Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind. Dies ist wesentlich sicherer als Excel-Dateien auf Netzlaufwerken abzulegen, wo sie von vielen Leuten bearbeitet werden können. Auch lassen sich erfolgte Zugriffe in der Cloud leichter nachvollziehen.
Endnutzer von BI-Tools können Reports weder bearbeiten, noch versehentlich verschieben oder gar löschen. Sie haben lediglich lesenden Zugriff, können jedoch trotzdem alle Drilldown- und Filter-Funktionen verwenden. Um solch einen Änderungsschutz in Excel zu erhalten, müssten umständlich Blatt und Zellschutz eingerichtet werden und das jedes Mal, wenn eine Änderung vorgenommen wird.

 
 
 
 

Die beste Zeit für den Umstieg ist genau jetzt.
Sobald die ersten Reports aus einem neuen BI-Tool in Ihrem Unternehmen präsent sind, werden die Vorteile schnell für jeden ersichtlich. Es wird nicht lange dauern, bis Mitarbeiter eigene Anwendungsfälle für die Software entdecken und diese in einem validierbaren Umfeld aufbauen möchten. Da viele Lösungen in einer Basis-Version kostenlos getestet werden können, minimiert sich auch das Risiko einer Fehlinvestition.
Ganz ohne Excel werden Sie aber auch in Zukunft nicht auskommen und das sollten Sie auch gar nicht versuchen. BI-Tools sollten Ihre Software-Landschaft als wertvolle Ergänzung bereichern und primär in Excel erstellte Reports und Auswertungen ablösen. Für viele Fälle ist und bleibt Excel jedoch das Tool der Wahl.
Wenn Sie noch mehr über den Einsatz von BI-Tools in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns Sie zu beraten, welche Tools für Ihr Unternehmen in Frage kommen und unterstützen Sie ebenfalls bei der Implementierung. So können auch Sie mehr wertschöpfende Informationen und Erkenntnisse aus Ihren Daten ableiten und sich in Zukunft viel Arbeit ersparen.