Interviews

08.10.2015

Die Implementierung von großen Enterprise-Lösungen als partizipativer Prozess - Interview mit Stefanie Supper

Die Implementierung von großen, integrierten Enterprise-Lösungen ist oft mit einer unerwarteten Kostenexplosion und nicht eingehaltenen Rollout-Terminen verbunden. Unternehmen versuchen die „Eierlegende Wollmilchsau“ zu implementieren und am Ende sind viele Anwender doch mit dem Tool unglücklich, weil sie bei der Implementierung nicht miteinbezogen wurden. Stefanie Supper (Supper & Supper GmbH) zeigt, wie man große Implementierungen als integrativen Prozess gestaltet und so das Projekt zum Erfolg führt. Auch bei Lösungen im PPM-Bereich wie Planisware könnten derartige Fehleinschätzungen durch mangelndes Change-Management entstehen. Da jedoch Supper & Supper und Planisware eine langjährige Zusammenarbeit pflegen, lassen sich die oben beschriebenen Risikofaktoren bei großen Einführungsprojekten für unternehmensweites Projektportfoliomanagement elegant umgehen.

 

Supper & Supper bietet Transformationsmanagement für Planisware Projekte. Was ist das Besondere daran?

Planisware ist eine der führenden Projekt- und Portfolio Management Software Lösungen. Es kommt bei vielen global agierenden Unternehmen verschiedenster Branchen zum Einsatz. Planisware zeichnet sich vor allem durch seine flexible Anpassbarkeit an verschiedenste Kundenanforderungen aus. Es bietet aber auch branchenspezifische Lösungen mit Produktmanagement Fokus und neuerdings auch attraktive Cloud Lösungen für kleinere Implementierungen mit weniger Customisierungsbedarf.

 

Supper & Supper ist ein Beratungshaus für Transformationsprozesse und Consulting Partner der Firma Planisware, wie passt das zusammen?

Die Einführung von großen und komplexen IT-Systemen sollte nach unserer Überzeugung immer von Changemanagement begleitet und unterstützt werden. Nur wenn ich die unterschiedlichen Stakeholder miteinbeziehe – und zwar von Anfang an – wird eine Implementierung zum Erfolg.
Dass Supper & Supper insbesondere Planisware Implementierungen unterstützt ist historisch entstanden. Schon im Jahr 2001 haben wir – damals nicht als Supper & Supper – Planisware Implementierungen durchgeführt und begleitet. Am Ende vieler Projekte hieß es dann von vielen Kunden: „Wir hätten viel mehr Change Management machen müssen. Dann wäre der Implementierungsprozess nicht so schmerzhaft gewesen und wir hätten von Anfang an eine viel höhere Akzeptanz des Produktes erreichen können.“ So entstand die Idee uns genau darauf zu spezialisieren und unsere Kunden mit unserer jahrzehntelangen Implementierungserfahrung zu unterstützen.

 

Was ist das Gute an Planisware? Worin unterscheidet sich Planisware von anderen Softwareprodukten?

Der Clou an Planisware ist zumeist seine große Anpassbarkeit auf die unterschiedlichsten Kundenbedürfnisse. Gerade Unternehmen mit hoher Projektmanagement Reife habe Ihre eigenen, spezifischen Projektmanagement Prozesse über Jahrzehnte entwickelt. Diese Prozesse orientieren sich nicht immer an speziellen Projektmanagement Standards wie zum Beispiel PMI oder IPMA. Die Kunden möchten ihre eigenen Prozesse aber genauso in der Projekt- und Portfoliolösung abgebildet sehen. Das können sie mit Planisware – in den meisten Fällen – realisieren.
Diese große Anpassbarkeit ist allerdings auch verführerisch – je weiter sie sich durch Customisierung vom Standard entfernen, desto größer sind die Implementierungskosten und die Kosten, die bei jedem Upgrade auf ein neues Release entstehen.

 

Egal welche Anforderungen - ist Planisware immer das beste Produkt?

Nein. So kann man das sicher nicht sagen… Unternehmen mit einer großen Projekt-managementreife, die beispielsweise Ihr komplettes R&D Budget in einer einheitlichen Lösung steuern wollen, für die kommt Planisware in Frage.

Auch Kunden mit großen Datenmengen – das meint – mehrere hundert Projekte, tausende Aktivitäten und hunderte von Ressourcen die einheitliche gesteuert werden sollen, sollten einen Blick auf Planisware werfen.

Kunden, die weniger Wert auf Vereinheit-lichung von Projekt- und Portfolioprozessen legen, eventuell nur vereinzelte, nicht unbedingt vergleichbare Projekte durchführen wollen, kommen ganz sicher auch mit schlankeren – und preisgünstigeren – Softwareprodukten aus.

 

Was war die bisher größte Herausforderung für Sie?

Die größte Herausforderung bei Planisware Implementierungen sind eigentlich immer die heterogenen Kundenanforderungen der unterschiedlichen Stakeholder und Nutzer. Planiswareapplikationen haben in den meisten Fällen hunderte von Endnutzern, diese sitzen oft um den Globus verstreut und arbeiten in verschiedensten Geschäftsbereichen unserer Kunden. Natürlich hat hier jeder Geschäfts-bereich, jede Abteilung, jedes Land unterschiedliche Vorstellungen davon, wie Planisware einmal in Ihrem Hause aussehen und funktionieren soll. Diese heterogenen – oft anspruchsvollen – Anforderungen stehen einem endlichen Budget und einen fest-gelegten Zeitplan für das Implementierungs-projekt gegenüber. Manche gegensätzliche Anforderungen lassen sich rein technisch gar nicht unter einen Hut bekommen und oft müssen Business Prozesse vereinheitlicht werden, damit das (Top-) Management anhand der Planisware Daten auch sinnvoll das Unternehmen steuern kann – schließlich sollte man hier nie Äpfel mit Birnen vergleichen…

 

Wie meistern Sie diese Herausforderung?

Supper & Supper arbeitet in all seinen Projekten mit einem partizipativem Ansatz. Alle Projektergebnisse entstehen mit den Stake-holdern in Workshops. Keine Lösung wird im stillen Kämmerlein entworfen und dem Kunden über den Zaun geworfen – das gilt für die Scopingphase des Projektes, für die Phase, in der die Geschäftsprozesse vereinheitlicht oder entwickelt werden, für die Spezifikation der Applikation, für das Testen der Lösung und schließlich den Rollout der Software. Somit wird gewährleistet, dass alle relevanten Stakeholder allzeit mit an Bord sind und schon frühzeitig kein unnötiger Widerstand in der Organisation entsteht, der das Projekt in Gefahr bringen könnte.
Mit diesem partizipativen Ansatz ist allerdings auch kein „basisdemokratisches Wunschkonzert“ gemeint – wie gesagt, wir haben es zumeist mit einem endlichen Budget und einem festen Zeitplan zu tun.
Die Anforderungen der Stakeholder müssen also streng priorisiert werden und nur diejenigen Anforderungen, bei denen sich das Projektteam – nach nachvollziehbaren Kriterien – auf eine hohe Priorität geeinigt hat, werden auch implementiert. Kann sich das Projektteam auf operativer Projektebene nicht auf eine gemeinsame Priorisierung einigen, braucht es ein engagiertes Top-Management, das Entscheidungen mit dem nötigen strategischen Fokus fällt und diese – falls nötig – auch durchsetzt.
Insgesamt muss also ein gut ausgewogener und transparenter Bottom up / Top down Ansatz gefunden werden, der alle an Bord hält und das Projekt in Zeit und Budget erfolgreich zum Ende führt.

 

Wie sind Abläufe, Prozesse und das Prozedere?

Lassen Sie mich das mit einem Bild veranschaulichen. Supper & Supper begleitet die Implementierung von Planisware mit folgendem Vorgehensmodell:

 

Wir legen gemeinsam mit unseren Kunden den Projektscope fest und erarbeiten mit ihm die benötigten Business Prozesse. Bei der Implementierung haben wir sehr gute Erfahrungen mit einem agilen Projektmanagementansatz gemacht. Wir halten es außerdem für wichtig, die Usability von Planisware im Auge zu behalten, damit die Endanwender leicht und schnell mit dem Tool umgehen können. Außerdem betrachten wir immer die in der Anwendungen gehaltenen Daten und Ihre Qualität. Die beste Planisware-implementierung hilft dem Kunden wenig, wenn die Daten so mangelhaft sind, dass auf Ihrer Grundlage keine sinnvollen Managemententscheidungen gefällt werden können. Wir begleiten unsere Kunden außerdem beim technischen und prozessualen Rollout Training und unterstützen unsere Kunden beim Aufbau einer effektiven Supportorganisation. Das ganze wird insgesamt durch geeignete Change Management Maßnahmen flankiert, um alle relevanten Stakeholder an Bord zu bringen und dort zu behalten.

 

Welche Services bietet Supper & Supper?

Supper & Supper begleitet eine Planisware Implementierung von der Scopingphase bis zum Rollout. Wir nehmen dabei die Rolle der Moderatoren, Fachberater mit Planisware Know how, Prozessberater, Mediatoren und Trainer ein. Wir unterstützen unsere Kunden mit jahrzehntelanger Implementierungs-erfahrung, strategischem Durchblick und packen bei Bedarf auch operativ kräftig mit an. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, eine geeignete Projektorganisation aufzusetzen, Projektdokumente in der nötigen Qualität zu erstellen – die von jeden verstanden werden, Moderieren jeden – auch noch so konfliktreichen – Workshop und bringen Best practises ein, um eine tragfähige Lösung für alle zu finden. Wir unterstützen unsere Kunden in der Steuerung des Planisware Implemen-tierungspartners und sorgen dafür, dass dieser Implementierungspartner auch die Informa-tionen bekommt, damit er das Produkt ohne große Reibungsverluste zwischen Business und IT realisieren kann.